Kontrollera råden mot din verksamhet
Den här guiden är redaktionellt granskad för offentlig verksamhet, men sekretess, allmän handling, förvaltningsrätt, informationssäkerhet och lokala beslutsgångar måste alltid kontrolleras innan AI används i ärenden.
Läs hur AI på svenska tar fram, granskar och uppdaterar innehåll.
DOKUMENTATION
Vem står bakom innehållet?
Den här guiden är skriven av C. Leijon och ingår i AI på svenska. Ingen extern förvaltningsjurist eller informationssäkerhetsspecialist har granskat innehållet.
Sidan är ett praktiskt arbetsstöd och ska användas som stöd i vardagen — inte som ersättning för professionell bedömning, lokala riktlinjer, juridiskt ansvar eller verksamhetsspecifika beslut.
Dokumentation tar stor del av arbetstiden — det kan minskas
Handläggare i offentlig sektor lägger en stor del av arbetstiden på att producera text: tjänsteskrivelser, beslutsunderlag, protokollskrivning, remissvar, ärendekorrespondens. Det är nödvändigt men tidskrävande.
AI kan minska den friktionen — du formulerar fakta, AI hjälper dig strukturera och formulera texten. Resultatet ska alltid granskas och godkännas av dig som handläggare eller tjänsteman. Du äger texten.
Skriva en tjänsteskrivelse med AI
En tjänsteskrivelse har en tydlig struktur: bakgrund, beskrivning av ärendet, förvaltningens bedömning, och förslag till beslut. Det är ett format AI hanterar väl när du ger rätt indata.
När uppgifterna får behandlas i det valda verktyget, ge AI:
- Ärendets bakgrund och syfte
- Relevanta fakta och omständigheter
- Din bedömning och rekommendation
- Eventuella lagrum eller policyer som är relevanta
- Vilket beslutsorgan den ska till
Be AI strukturera detta till en tjänsteskrivelse med korrekt format. Granska att sakinnehållet stämmer, att lagrum är korrekta, och att bedömningen är din — inte AI:s.
TJÄNSTESKRIVELSESkriva remissvar med AI
Remissvar kräver att du läser igenom ibland långa utredningar och formulerar en sammanhängande ståndpunkt. AI kan hjälpa dig i flera steg:
- Sammanfatta remissen. Använd en offentlig remisstext eller ett underlag som er verksamhet godkänt för verktyget, och be AI sammanfatta de viktigaste förslagen och frågeställningarna.
- Identifiera relevanta delar. Be AI lyfta fram de avsnitt som är mest relevanta för din organisations verksamhet.
- Strukturera ditt svar. Ge AI din organisations ståndpunkter och be den strukturera ett svar med en tydlig inledning, synpunkter per avsnitt och en avslutande sammanfattning.
Kom ihåg: dina ståndpunkter måste komma från dig och din organisation. AI kan inte ha en åsikt å din myndighets vägnar.
REMISSOmformulera myndighetsspråk
Offentlig sektor har ett ansvar att kommunicera begripligt med medborgarna. AI kan hjälpa till att omformulera komplicerat myndighetsspråk till enklare svenska. Ansvarig person måste kontrollera att villkor, innebörd och rättsligt nödvändigt innehåll är oförändrade.
Använd AI för att:
- Ta fram ett klarspråksutkast till ett brev som ansvarig person granskar
- Kontrollera att en text följer klarspråksprinciperna
- Skapa en lättläst version parallellt med den formella versionen
- Identifiera passiva konstruktioner, långa meningar och onödiga fackord
Före (Svårläst myndighetstext)
"I anledning av inkommen ansökan får nämnden härmed meddela att bifall till densamma icke kan lämnas, enär de formella förutsättningarna jämlikt gällande regelverk ej till fullo uppfyllts."
Efter (AI-bearbetad till klarspråk)
"Vi har tagit emot din ansökan, men vi måste tyvärr ge avslag. Anledningen är att din ansökan inte uppfyller alla krav i regelverket."
Fördjupa nästa steg
När dokumentationen rör socialtjänstens ärenden
Socialtjänstguiden visar hur utredningar, journalanteckningar och individuell bedömning förändrar kraven på AI-stöd.
Primärkällor för tjänsteskrivelser och klarspråk
- Förvaltningslagen (2017:900) (öppnas i ny flik) — krav på saklighet, motivering och begriplig kommunikation.
- Språkrådet (Isof) — klarspråk (öppnas i ny flik) — stöd för begripligt och mottagaranpassat myndighetsspråk.
- Digg och IMY — riktlinjer för generativ AI (öppnas i ny flik) — ledning, dataskydd, informationssäkerhet och ansvar.
Nästa: Medborgardialog
Skriv medborgarinformation på klarspråk utan att tappa fakta.