AI-POLICY FÖR ADMINISTRATÖRER
Vem står bakom innehållet?
Den här guiden ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma. Sidan är ett praktiskt arbetsstöd — inte juridisk rådgivning. DSO och juridik granskar policyn mot GDPR, TF och OSL innan den antas. Offentlig sektor: kontrollera mot arkivlagens krav.
Administratörsfunktionen behöver en egen AI-policy
Administratörer hanterar ett brett spektrum av information — från rutinmejl till personalärenden, från offentliga handlingar till konfidentiella beslutsunderlag. En AI-policy för administration behöver hantera:
- Personuppgifter: vad som får och inte får matas in i externa AI-verktyg
- Offentlig sektor: AI-utkast kan bli allmänna handlingar; registrering, bevarande och gallring bedöms enligt OSL, arkivregler och myndighetens dokumenthanteringsplan
- Kvalitetskontroll: vem som ansvarar för att granska AI-genererat material innan det skickas vidare
- Rollklarhet: administratören är inte avsändare av beslut — AI-stöd ändrar inte ansvarsförhållanden
Vem ansvarar för vad
Administratörer och assistenter:
- Kontrollerar alltid om information som ska matas in är känslig eller sekretessbelagd — innan den skrivs in
- Granskar AI-genererat material för faktafel, ton och sekretessrisker innan det skickas vidare
- Fattar inga beslut på basis av AI-output utan chefens godkännande
- Noterar när AI-stöd använts i formella dokument
Chef/Ledning:
- Kommunicerar riktlinjer för AI-användning i administrativt arbete
- Godkänner alla beslut — AI ersätter inte beslutsfattande
- Säkerställer att dataskydd, rättslig grund, säkerhet och personuppgiftsbiträdesavtal bedöms när leverantören behandlar personuppgifter för organisationens räkning
IT/DSO och arkivarie (offentlig sektor):
- Stödjer bedömning och godkännande av AI-verktyg; personuppgiftsansvarig verksamhet ansvarar för att GDPR-kraven uppfylls
- Hanterar frågor om diarieföring och arkivering av AI-genererade handlingar
Mall att ta med till chefen
AI-POLICY FÖR ADMINISTRATIV FUNKTION — [ORGANISATIONENS NAMN]
Antagen: [DATUM] | Revideras: [DATUM, MINST EN GÅNG PER ÅR]
SYFTE
AI ska användas för att effektivisera administrativt arbete och höja
kvaliteten på dokumentation och kommunikation — aldrig för att ersätta
mänsklig granskning, hantera känslig information osäkert eller
omgå organisationens beslutsprocesser.
GODKÄNDA VERKTYG
- [VERKTYG 1] — godkänt för [t.ex. rutinmejl och mötesanteckningar utan persondata]
- [VERKTYG 2] — godkänt för [t.ex. dokumenthantering inom godkänd organisation]
Konsumentversioner utan biträdesavtal: ej godkända för personuppgifter.
DATA SOM ALDRIG FÅR MATAS IN I ICKE-GODKÄNDA VERKTYG
- Personnummer, privata kontaktuppgifter och känsliga personuppgifter
- Pågående personalärenden, sjukfrånvaro, disciplinärenden
- Konfidentiella avtal eller beslutsunderlag som ännu inte är offentliga
- Material som organisationen uttryckligen förbjudit i externa tjänster
ALLMÄNNA HANDLINGAR (OFFENTLIG SEKTOR)
AI-genererade dokument kan bli allmänna handlingar enligt TF 2 kap.
Registrera dem enligt OSL 5 kap. 1 § och organisationens beslutade
rutiner. Vissa icke-sekretessbelagda handlingar kan hållas ordnade
utan diarieföring och handlingar av uppenbart ringa betydelse kan
vara undantagna. Arkivregler och dokumenthanteringsplan styr
bevarande och gallring — stäm av med registrator eller arkivarie.
GRANSKNING INNAN AVSÄNDNING
Allt AI-genererat material granskas för:
- Faktafel (namn, datum, beslutspunkter)
- Känsliga uppgifter som oavsiktligt följt med
- Ton och lämplighet för mottagaren
- Spårbarhetskrav (notera vid behov att AI-stöd använts)
ANSVAR
Avsändaren av ett dokument eller mejl är alltid ansvarig för innehållet
— oavsett om AI hjälpt till att skriva det.
INCIDENTER
Vid oavsiktlig exponering av känslig information: kontakta chef och
DSO/IT samma dag. GDPR-anmälning till IMY kan krävas inom 72 timmar.
ANSVARIG FÖR POLICYN
[NAMN OCH ROLL] — revideras senast [DATUM]
Att införa policyn i praktiken
- Kartlägg nuläget. Vilka AI-verktyg används redan av administratörsteamet? Finns biträdesavtal? Hanteras känsliga uppgifter i dem?
- Stäm av med IT, DSO och (vid offentlig sektor) arkivarie. Säkerställ att verktygsgodkännande, diarieföringskrav och bevaranderegler är klarlagda.
- Gör granskningssteget obligatoriskt. Bygg in en kort checklista i arbetsflödet för allt AI-genererat material som skickas externt eller används som beslutsunderlag.
- Kommunicera tydligt vad som är känsligt. Ge konkreta exempel — inte bara abstrakta kategorier — på vad som inte får matas in.
- Revidera regelbundet. Reglerna kring AI och personuppgifter förändras — sätt ett revisionsdatum och stäm av med DSO varje år.
Relevant regelverk och vägledning
- Förvaltningslagen (SFS 2017:900) — krav på objektivitet, likabehandling och motivering av beslut — gäller även AI-stödda beslut.
- Dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679) — behandling av personuppgifter i administrativa processer.
- Tryckfrihetsförordningen (TF, SFS 1949:105), Riksdagen, särskilt 2 kap. (öppnas i ny flik) — när en handling är allmän.
- Offentlighets- och sekretesslagen (OSL, SFS 2009:400), Riksdagen, särskilt 5 kap. 1 § (öppnas i ny flik) — registrering och uttryckliga undantag.
- Arkivlagen (SFS 1990:782), Riksdagen (öppnas i ny flik) — bevarande och gallring.
- Digg och IMY, Riktlinjer för generativ AI i offentlig förvaltning (öppnas i ny flik) — ansvar, rättslig grund, roller och dataskydd.
- EU AI Act (förordning (EU) 2024/1689) — AI i myndighetsutövning som påverkar enskildas rättigheter kan klassas som högrisk (bilaga III pkt 5 och 8).
Nästa: Kontrollera arbetssättet med checklistan
Avsluta guiden med en praktisk kontroll före, under och efter AI-användningen.