CHECKLISTA

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Exempel för administratörer

Använd checklistan när en administratör sammanfattar mötesanteckningar och förbereder nästa steg inför ett internt beslut. Bocka av dataklass, ansvar och kontroll innan materialet lämnar arbetsgruppen. Om någon punkt inte går att svara på ska AI-stödet stanna som utkast.

ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD

TRAFIKLJUS

Sortera informationen först

Grönt: tomma mallar, offentliga texter och generiska formuleringar kan användas för att prova struktur och ton. Gult: intern planering, mötesunderlag och ännu ej publicerad information ska bara hanteras i ett godkänt verktyg enligt organisationens regler. Rött: personuppgifter, sjukfrånvaro, löner, elev- eller patientuppgifter och sekretessbelagda dokument ska inte klistras in i en öppen AI-tjänst.

Byt till avidentifierade exempel när du vill testa en mall. Om en uppgift inte går att avidentifiera utan att förlora sitt syfte behöver du stämma av arbetssättet före användning.

ANVÄNDNING

Klicka av — sparas i webbläsaren

Klicka på varje punkt för att bocka av. Dina val sparas tills du rensar dem. Skriv ut med Ctrl+P / Cmd+P för en pappersversion.

KONTROLLERA ALLTID INNAN AI-OUTPUT SKICKAS VIDARE

STEG 1 — FÖRE

Innan du använder AI

• ✓Verktyget är godkänt av IT och får användas för denna typ av information
• ✓Inga personuppgifter, lönuppgifter eller konfidentiella interna dokument matas in i ett icke-godkänt verktyg
• ✓Uppgiften är tydlig — jag vet vad jag behöver och vilket format som passar mottagaren
• ✓Jag är medveten om att AI kan formulera sig övertygande men ändå ha fel — jag granskar alltid

Rensa FÖRE

STEG 2 — DOKUMENTKVALITET

Granska dokumentet

• ✓Hela texten är läst och kontrollerad — inte bara skannad
• ✓Namn, datum, belopp och kontaktuppgifter är korrekta och uppdaterade
• ✓Tonen är lämplig för mottagaren och situationen
• ✓Dokumentet följer organisationens mallar och formatkrav
• ✓Inga onödiga eller felaktiga uppgifter har lagts till av AI

Rensa KVALITET

STEG 3 — UPPFÖLJNING OCH ARKIVERING

Innan du är klar

• ✓Dokumentet är sparat och arkiverat på rätt ställe — inte bara i AI-chattens historik
• ✓Uppföljningspunkter och ansvariga är tydligt dokumenterade om det behövs
• ✓Mottagaren vet vad som förväntas av dem om dokumentet kräver åtgärd
• ✓Jag kan stå för innehållet professionellt om det granskas av chef eller annan mottagare

Rensa

AI sparar tid. Du säkerställer kvaliteten.

DU ÄR SLUTGILTIG KVALITETSKONTROLL

UPPFÖLJNING

SNABBKOLL

Tre frågor att alltid ställa

• ✓Innehåller mitt underlag konfidentiell information i ett icke-godkänt verktyg?
• ✓Är namn, datum och siffror kontrollerade mot källan?
• ✓Kan jag stå för dokumentet professionellt inför chef och mottagare?

Rensa

Tre ja — du är redo att skicka.

KÄRNA

DOKUMENTATION OCH ESKALERING

När en vanlig kontroll inte räcker

Dokumentera vilket originalunderlag som användes, vilket AI-stöd som gavs och vem som kontrollerade det färdiga dokumentet. Spara slutversionen i organisationens ordinarie dokumenthantering, med rätt behörighet och gallringsregler.

Stoppa och fråga chef, dataskyddsombud eller informationssäkerhetsfunktion om underlaget innehåller känsliga uppgifter, om dokumentet får rättslig betydelse eller om mottagaren kan påverkas av ett fel. Ett snabbt formuleringsstöd får aldrig kringgå fastställd handläggning.

AVSÄNDARE OCH GRANSKNING

Du är ansvarig för det som skickas

AI kan hjälpa till med disposition och språk, men den som skickar eller diarieför dokumentet ansvarar för sakuppgifter, ton, mottagare, sekretess och uppföljning. Vid osäkerhet ska dokumentet granskas innan det lämnar arbetsytan.