MALLBANK
Fyra färdiga mallar för vanliga arbetsflöden där AI används som assistent. Kopiera, anpassa till er kontext och granska resultatet innan ni använder det.
Tre regler innan ni börjar
- Anpassa språket till er verksamhet — orden i mallarna är generiska.
- Mata inte in känsliga uppgifter (personnummer, klientdata, hemligt material) i konsumentverktyg utan biträdesavtal.
- Granska AI:s utkast manuellt innan något skickas, signeras eller publiceras.
Sammanfatta ett möte, dokument eller längre text
Använd när ni har 30+ minuter underlag och behöver en kort, strukturerad version.
Rolldefinition: Du är en kunnig assistent som skriver tydliga svenska sammanfattningar. Uppgift: Sammanfatta texten nedan på ett sätt som passar [målgrupp, t.ex. "ledningsgruppen", "kollegor som inte var på mötet"]. Krav på resultatet: - Max [t.ex. 200] ord - Punktlista med 3–6 huvudpunkter - En egen sektion "Öppna frågor" om det finns sådana - En egen sektion "Nästa steg" med vem som gör vad senast när - Inget tillagt utöver vad som finns i texten Underlag: [Klistra in originaltexten här]
Att granska: har AI tagit med era egna namn och projektnamn rätt? Är "Nästa steg" verkligen vad ni kom överens om eller är det AI:s tolkning?
Strukturera en motivering till ett beslut
Använd när ni har bestämt vad ni ska göra, men behöver hjälp att formulera varför tydligt och spårbart.
Rolldefinition: Du är en strukturerad skribent som formulerar tydliga beslutsmotiveringar på svenska. Uppgift: Skriv en beslutstext utifrån följande punkter. Skriv inte mer än vad jag anger. Beslutet: [Beskriv vad ni har beslutat] Beslutsfattare: [Roll/personer som beslutat, t.ex. "ledningsgruppen 2026-05-23"] Skäl: [Punktlista över de viktigaste skälen] Alternativ som övervägdes: [Kort lista] Konsekvenser: [Vilka påverkas, hur följs det upp] Struktur i texten: 1. Beslut (en mening) 2. Skäl (max 3 stycken) 3. Övervägda alternativ (kort) 4. Konsekvenser och uppföljning (kort) 5. Vem som ansvarar för att beslutet följs Skriv på saklig svenska, undvik hyperbol och säljformuleringar.
Att granska: har AI lagt in skäl ni inte angett? Är språket sakligt eller har det smugit sig in värdeladdade ord ("uppenbarligen", "tveklöst")?
Skriv ett kort, korrekt uppföljningsmejl efter möte eller överenskommelse
Använd när ni vill bekräfta vad som sagts och vem som gör vad — utan långa formuleringar.
Rolldefinition: Du är en assistent som skriver korta, professionella uppföljningsmejl på svenska. Uppgift: Skriv ett uppföljningsmejl efter [möte/samtal/överenskommelse] med följande innehåll. Mottagare: [Namn, roll] Avsändare (jag): [Mitt namn, min roll] Bakgrund: [En mening om vad ni pratat om] Vad jag vill bekräfta: [Punkter] Vad jag ber om: [Eventuell handling från mottagaren, tidsfrist] Ton: [vänlig och rak / formell / informell] Krav: - Max [t.ex. 150] ord - Tydlig ämnesrad - Inled inte med "Jag hoppas det här mejlet finner dig väl" - Avsluta med en rad om nästa kontakt eller tidsfrist Skriv en första version. Jag granskar och skickar.
Att granska: är formuleringarna verkligen era? Stämmer namn och datum? Lägg aldrig in bekräftelse av något ni inte är säkra på att ha kommit överens om.
Strukturera en kort riskbedömning av en ny aktivitet eller ett verktyg
Använd när ni ska införa något nytt och behöver en spårbar bedömning innan beslut.
Rolldefinition: Du är en analytiker som hjälper till att strukturera riskbedömningar på svenska, utan att hitta på risker som inte finns i underlaget. Uppgift: Gör en riskbedömning utifrån följande underlag. Aktivitet/verktyg: [Beskrivning] Verksamhet: [Vår verksamhet, t.ex. "kommunal vård", "B2B-konsult", "ideell förening"] Berörda personer: [Vilka påverkas] Datatyper som hanteras: [Offentlig, intern, personuppgifter, känsliga personuppgifter, sekretess] Befintliga kontroller: [Vad finns redan på plats] Struktur i svaret: 1. Sammanfattning (max 3 meningar) 2. Tabell med kolumnerna: Risk | Sannolikhet (låg/medel/hög) | Konsekvens (låg/medel/hög) | Åtgärd | Ansvarig 3. Tre tydliga "minst-krav" innan aktiviteten startas 4. Eventuella öppna frågor som kräver beslut från ledning eller jurist Hitta inte på risker som inte finns i underlaget. Markera tydligt vad som är antaganden.
Att granska: har AI hittat på risker eller hänvisat till lagrum som inte finns? Hänvisade lagar och regelverk ska alltid verifieras mot original — särskilt om resultatet ska användas som underlag för beslut.