KANALSPECIFIKT

PRINCIP

Varje kanal har sin logik — och AI behöver veta det

Ett intranätinlägg och ett ledningsbrev kan handla om samma sak men ska aldrig låta likadant. Syftet är olika, läsaren befinner sig i ett annat sammanhang, och förväntningarna på form och ton skiljer sig åt.

AI vet inte det — om du inte berättar det. Den här sidan ger dig kanalspecifika instruktioner att använda direkt i dina promptar.

SAMMA BUDSKAP — RÄTT FORMAT FÖR VARJE KANAL

INTRANÄT

Intranätinlägg

Intranätet läses scannat, inte läst. Medarbetare skrollar förbi på väg till något annat — du har tre sekunder på dig att fånga dem.

Karaktäristik:

• Kort rubrik som säger vad det handlar om — inte en slogan
• Ingressen bär hela budskapet. Resten är fördjupning
• Stycken på max tre till fyra rader
• En tydlig CTA: vad ska läsaren göra med det här?

Lägg till i prompten:

• "Texten ska passa intranät och läsas scannat. Ingressen ska kunna stå ensam."
• "Max fyra meningar per stycke. Rubriken ska vara beskrivande, inte slagkraftig."
• "Avsluta med ett konkret nästa steg för läsaren."

INTRANÄT: INGRESSEN BÄR HELA BUDSKAPET

INTRANÄT

NYHETSBREV

Medarbetarnyhetsbrev

Nyhetsbrevet är en av de få interna kanaler medarbetare faktiskt väljer att läsa — vilket också ger dig ett ansvar att inte slösa deras tid. Det ska ge värde varje gång.

Karaktäristik:

• Tydlig struktur med återkommande sektioner
• Blandning av informativt och mänskligt — inte bara nyheter
• Kortare texter än intranätet — punkter och bitar snarare än löpande text
• Ämnesrad avgör om det öppnas alls

AI hjälper med:

• Skriva och anpassa de återkommande sektionerna
• Ta fram alternativa ämnesrader att testa
• Korta ner längre texter till nyhetsbrevets format
• Hålla en konsekvent ton nummer efter nummer

Lägg till i prompten:

• "Det här ska in i ett medarbetarnyhetsbrev. Max [ ] ord per sektion."
• "Tonen ska vara lite varmare än intranätet — mer som ett brev, mindre som en notis."

NYHETSBREV: VARMT, STRUKTURERAT, VÄRDESKAPANDE

NYHETSBREV

LEDNINGSBREV

Ledningsbrev och VD-kommunikation

Ledningsbrev är den kanal medarbetare läser med störst förväntningar — och störst misstänksamhet. Det ska låta som en människa, inte som en kommunikationsavdelning.

Det är också den kanal där AI-stödet kräver störst försiktighet. En VD som låter som alla andra VD:ar tappar förtroende snabbt.

Hur AI-stödet fungerar bäst här:

• AI som skrivstöd, inte skribent. Låt VD:n prata in eller anteckna sina tankar. Du eller AI strukturerar och formulerar — sedan granskar och justerar VD:n tills det låter som hen.
• Mata in rösten explicit. Har VD:n en stilguide eller ett knippe texter hen gillar? Använd dem som referenstexter i prompten.
• Aldrig AI-text utan VD-granskning. Ledningsbrev ska godkännas av avsändaren — inte bara av kommunikationsavdelningen.

LEDNINGSBREV: MÄNSKLIG RÖST, MÄNSKLIG GRANSKNING

LEDNING

DIGITAL SKYLTNING

Skärmar, slides och korta format

Digital skyltning — skärmar i korridorer, pausrum och entréer — är ett av de format där AI sparar mest tid med minst risk. Texterna är korta, kontexten är tydlig och kravet på precision är lägre än i löpande text.

Lägg till i prompten:

• "Det här ska visas på en digital skylt i en korridor. Max 15 ord. Ska förstås på 3 sekunder."
• "Ge mig fem alternativa versioner av olika längd."
• "Inga meningar — bara en rubrik och max en mening, om ens det."

Bra användning: ta en längre text och be AI destillera ner den till skyltformat. Snabbt, konkret, låg risk.

SKYLTNING: KORTA FORMAT, HÖG HASTIGHET, LÅG RISK

SKYLTNING

KLARSPRÅK OCH TILLGÄNGLIGHET

Texten ska fungera för alla — i alla kanaler

AI är bra på att förenkla språk, men den vet inte vilka tillgänglighetskrav som gäller er. Offentliga aktörer måste följa lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen), som bygger på WCAG — och även privata arbetsgivare tjänar på samma principer: alla medarbetare ska kunna ta till sig budskapet.

• Klarspråk: be AI skriva om till aktiv form, korta meningar och vardagliga ord — och kontrollera att ingen betydelse gled iväg på vägen.
• Struktur: beskrivande rubriker och mellanrubriker, det viktigaste först, punktlistor i stället för långa stycken.
• Det AI inte löser: alt-texter som stämmer med bildens funktion, kontraster, textning av film och att länktexter är begripliga utanför sitt sammanhang — det granskar du i publiceringsverktyget.

Språkversioner: AI-översättningar är utkast, inte färdiga texter. Låt en person som kan språket granska innan publicering, håll en gemensam terminologilista så att samma begrepp översätts lika, och översätt alltid från den godkända slutversionen — inte från ett tidigt utkast.

Källa: Diggs webbriktlinjer om tillgänglighet enligt DOS-lagen ↗ (öppnas i ny flik)

KLARSPRÅK MED AI — TILLGÄNGLIGHET OCH SPRÅKGRANSKNING AV MÄNNISKA

TILLGÄNGLIGHET