UPPHANDLINGSUNDERLAG MED AI

KRAVSPECIFIKATION

Strukturera krav snabbare med AI

AI kan hjälpa dig ta fram en initial lista med krav utifrån en beskrivning av vad ni upphandlar. Arbetsflödet ser vanligen ut så här:

1. Beskriv upphandlingens syfte för AI — vad ska levereras, till vem och i vilket sammanhang.
2. Be om kategoriserade krav — funktionella krav, tekniska krav, kompetenskrav, hållbarhetskrav.
3. Granska och komplettera — AI missar ofta branschspecifika krav. Lägg till det du vet saknas.
4. Formulera krav tydligt — be AI omformulera luddiga krav till verifierbara krav.

Kom ihåg: AI kan föreslå krav men kan inte avgöra om de är proportionerliga, diskrimineringsfria eller förenliga med LOU.

KRAVSPEC

UTVÄRDERING

Utvärderingskriterier och viktning

AI kan snabbt generera förslag på utvärderingskriterier och viktning för en upphandling. Viktigt att ha i åtanke:

• Kriterier och viktning måste anges i förfrågningsunderlaget och kan inte ändras i efterhand.
• Viktningen ska spegla er faktiska prioritering — granska att AI:s förslag stämmer med er situation.
• Kvalitativa kriterier kräver tydliga bedömningsgrunder som kan försvaras om de ifrågasätts.

Använd AI för att ta fram ett utkast — sedan är det er expertis och er juridiska rådgivare som avgör den slutliga utformningen.

GRANSKNING AV KRAVDOKUMENT

Låt AI hitta luckor i er kravspec

Ett bra användningsområde: klistra in ett befintligt kravdokument och be AI identifiera potentiella luckor eller oklarheter.

Fungerande frågor att ställa:

• "Vilka krav saknas vanligen i upphandlingar av [typ]?"
• "Finns det meningar i det här dokumentet som är tvetydiga eller kan tolkas på olika sätt?"
• "Vilka krav kan en leverantör uppfylla på ett sätt som tekniskt sett är korrekt men inte möter vårt faktiska behov?"

GRANSKNING

VAD AI INTE KAN

Gränser du måste respektera

• Juridisk bedömning: AI kan inte avgöra om krav är förenliga med LOU, branschspecifika regler eller er organisations rättsliga förpliktelser.
• Proportionalitet: AI vet inte om kraven är proportionerliga i relation till upphandlingens storlek.
• Aktuell praxis: rättspraxis och vägledning uppdateras — AI kan ha inaktuell information.
• Leverantörsfakta: AI kan inte verifiera om leverantörer faktiskt uppfyller krav.

LIKABEHANDLING OCH SEKRETESS

LOU-krav som AI inte kan kontrollera åt dig

Upphandling regleras av LOU och liknande regelverk. AI ger stöd i skrivarbetet men kan inte ersätta de kontroller som lagen kräver:

• Neutrala krav: kravspecifikationer får inte vara skrivna på ett sätt som gynnar en specifik leverantör — exempelvis genom att använda ett produktnamn istället för en teknisk specifikation eller funktion. AI kan oavsiktligt skapa sådana krav. Granska alltid neutraliteten i kravformuleringarna innan de publiceras.
• Proportionerliga krav: varje krav ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. AI föreslår gärna omfattande kravkataloger — fler certifieringar, längre referenslistor, hårdare finansiella krav än upphandlingen motiverar. Överdrivna krav utestänger mindre leverantörer och kan angripas rättsligt. Stryk hellre än att behålla ett krav du inte kan motivera.
• Sekretess under pågående upphandling: anbud är sekretesskyddade tills tilldelningsbeslut har fattats. Prisinformation, leverantörers interna uppgifter och er förhandlingsstrategi ska inte föras in i AI-verktyg under pågående process.
• Klargöranden till alla: om en leverantör ställer en fråga om underlaget och du svarar, ska svaret skickas till samtliga leverantörer. AI kan formulera svaret — men distributionen följer LOU, inte prompten.

LIKABEHANDLING

DOKUMENTATION

AI-material i upphandlingsprocessen kräver spårbarhet

Upphandlingsbeslut är dokumentationspliktiga. Om AI-genererat material används i processen gäller:

• AI är inte beslutsfattare: poängsättning, rangordning och leverantörsval kräver en namngiven inköpsansvarig med dokumenterat mandat. AI-förslag på utvärderingsmatriser måste granskas och godkännas av en ansvarig person innan de används formellt.
• Spårbarhet i akten: anteckna att AI använts som stöd för att ta fram ett utkast, vem som granskade och vem som fattade det slutliga beslutet om innehållet. Det skyddar er om upphandlingen överklagas.
• Aktgränser: AI-genererade utkast som inte ingår i det formella beslutsunderlaget behöver inte diarieföras — men det som faktiskt används i bedömningen gör det. Klargör med juridisk funktion var gränsen går i er verksamhet.