CHECKLISTA
Exempel för inköpare
Använd checklistan när en inköpare jämför leverantörssvar och markerar frågor som måste kontrolleras i avtalet. Bocka av dataklass, ansvar och kontroll innan materialet lämnar arbetsgruppen. Om någon punkt inte går att svara på ska AI-stödet stanna som utkast.
Vem står bakom innehållet?
Den här checklistan ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma inom inköp och upphandling. Den ersätter inte verksamhetens egna riktlinjer, LOU-/LUF-handläggning eller juridisk rådgivning.
Klicka av — sparas i webbläsaren
Klicka på varje punkt för att bocka av. Dina val sparas tills du rensar dem. Skriv ut med Ctrl+P / Cmd+P för en pappersversion. Listan är tänkt som ett stöd i löpande arbete — gå igenom den minst en gång per upphandling och vid varje större leverantörsförhandling.
Innan AI används i inköpsarbete
Förberedelsen avgör om resultatet blir användbart eller en risk. Säkerställ verktygsval, materialklassning och regelverk innan du klistrar in något i prompten.
- ✓Verktyget är godkänt av IT/säkerhet och har dokumenterat biträdesavtal med EU/EES-datalagring
- ✓Jag har klassat materialet (offentligt, internt, konfidentiellt, sekretess) innan något matas in
- ✓Konfidentiella anbudshandlingar och avtal hanteras endast i godkända system — aldrig i konsumentversioner
- ✓Jag känner till LOU/LUF om jag arbetar i offentlig sektor — särskilt likabehandling och transparens
- ✓Jävssituationer och bisyssor är kontrollerade så att AI-stödet inte används till partiska bedömningar
- ✓Mall för anteckningar om AI-stöd finns klar (verktyg, version, datum, vad AI bidrog med)
Leverantörsval och utvärdering
AI får aldrig fatta beslutet om en leverantör. Verktyget används för att strukturera underlag och göra jämförelser snabbare, men slutsatsen är alltid mänsklig och spårbar.
- ✓AI har inte rangordnat eller diskvalificerat leverantörer utan att en handläggare själv har validerat varje bedömning
- ✓Jag har använt AI för att sammanfatta — inte för att tolka skall-krav eller börkrav
- ✓Underbiträden, dataflöden och hosting är dokumenterade för verktyget jag använt
- ✓Beslutskriterier är spårbara och tillämpade likadant för alla leverantörer (likabehandlingsprincipen)
- ✓Eventuella AI-genererade jämförelser är manuellt verifierade mot källdokumenten
- ✓Anteckning om vilka delar av utvärderingen som haft AI-stöd finns i ärendeakten
Avtalsgranskning med AI
AI är duktigt på att lyfta klausuler du missat och hitta avvikelser mot er standard — men aldrig på att göra den juridiska slutbedömningen. Använd verktyget som en first pass.
- ✓Alla AI-flaggade klausuler är genomlästa i originalet — inte bara i AI:s sammanfattning
- ✓Inga konfidentiella tredjepartsavtal eller NDA-skyddat material ligger i konsumentverktyg
- ✓Risknivå och förhandlingspunkter är dokumenterade separat och oberoende av AI-textens formuleringar
- ✓Slutligt avtalsförslag är granskat av jurist eller motsvarande behörig roll
- ✓Ansvar, vite, skadestånd, uppsägning och tvistlösning är manuellt kontrollerade — AI hallucinerar oftast just här
- ✓Avtalets bilagor är granskade — AI tappar ofta bort dem
Vad ska finnas kvar i ärendeakten?
Offentliga organisationer behöver kunna visa hur AI-stödet använts. Privata behöver kunna stå för bedömningen i en revision eller tvist. Spårbarheten är densamma.
- ✓Verktyg, version och datum för AI-stödet är noterade i ärendet
- ✓Det framgår vilka steg som hade AI-stöd och vilka som var helt manuella
- ✓Ansvarig handläggare står namngiven på slutbedömningen
- ✓Eventuella AI-utkast som ligger till grund för beslutet är arkiverade enligt verksamhetens dokumenthanteringsplan
När du ska stoppa och fråga någon
- AI ger ett påstående om en leverantörs ekonomi, ägarstruktur eller historik som du inte själv kan verifiera mot Bolagsverket eller motsvarande.
- En klausul som AI lyfter låter ovanligt fördelaktig eller ovanligt vag — det är ofta tecken på att AI tolkat något fel.
- Du är på väg att klistra in ett anbud, sekretessbelagt material eller en hemligstämplad bilaga i ett verktyg du inte vet är godkänt.
- En leverantör frågar specifikt om AI-stöd används i utvärderingen — då måste det finnas dokumenterat hur, varför och med vilka kontroller.
Tre frågor att alltid ställa
- ✓Innehåller mitt underlag inga konfidentiella avtal eller anbud i ett icke-godkänt verktyg?
- ✓Har en människa fattat beslutet om leverantörsval, inte AI?
- ✓Är AI:s sammanfattning kontrollerad mot originaltexten?
Tre ja — du är redo att gå vidare.
KÄRNA