CHECKLISTA

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Exempel för inköpare

Använd checklistan när en inköpare jämför leverantörssvar och markerar frågor som måste kontrolleras i avtalet. Bocka av dataklass, ansvar och kontroll innan materialet lämnar arbetsgruppen. Om någon punkt inte går att svara på ska AI-stödet stanna som utkast.

ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD

ANVÄNDNING

Klicka av — sparas i webbläsaren

Klicka på varje punkt för att bocka av. Dina val sparas tills du rensar dem. Skriv ut med Ctrl+P / Cmd+P för en pappersversion. Listan är tänkt som ett stöd i löpande arbete — gå igenom den minst en gång per upphandling och vid varje större leverantörsförhandling.

KONTROLLERA ALLTID INNAN DU ANVÄNDER AI I INKÖPSARBETE

STEG 1 — FÖRE

Innan AI används i inköpsarbete

Förberedelsen avgör om resultatet blir användbart eller en risk. Säkerställ verktygsval, materialklassning och regelverk innan du klistrar in något i prompten.

• ✓Verktyget är godkänt av IT/säkerhet och har dokumenterat biträdesavtal med EU/EES-datalagring
• ✓Jag har klassat materialet (offentligt, internt, konfidentiellt, sekretess) innan något matas in
• ✓Konfidentiella anbudshandlingar och avtal hanteras endast i godkända system — aldrig i konsumentversioner
• ✓Jag känner till LOU/LUF om jag arbetar i offentlig sektor — särskilt likabehandling och transparens
• ✓Jävssituationer och bisyssor är kontrollerade så att AI-stödet inte används till partiska bedömningar
• ✓Mall för anteckningar om AI-stöd finns klar (verktyg, version, datum, vad AI bidrog med)

Rensa FÖRE

STEG 2 — LEVERANTÖRSBEDÖMNING

Leverantörsval och utvärdering

AI får aldrig fatta beslutet om en leverantör. Verktyget används för att strukturera underlag och göra jämförelser snabbare, men slutsatsen är alltid mänsklig och spårbar.

• ✓AI har inte rangordnat eller diskvalificerat leverantörer utan att en handläggare själv har validerat varje bedömning
• ✓Jag har använt AI för att sammanfatta — inte för att tolka skall-krav eller börkrav
• ✓Underbiträden, dataflöden och hosting är dokumenterade för verktyget jag använt
• ✓Beslutskriterier är spårbara och tillämpade likadant för alla leverantörer (likabehandlingsprincipen)
• ✓Eventuella AI-genererade jämförelser är manuellt verifierade mot källdokumenten
• ✓Anteckning om vilka delar av utvärderingen som haft AI-stöd finns i ärendeakten

Rensa LEVERANTÖRER

STEG 3 — AVTAL

Avtalsgranskning med AI

AI är duktigt på att lyfta klausuler du missat och hitta avvikelser mot er standard — men aldrig på att göra den juridiska slutbedömningen. Använd verktyget som en first pass.

• ✓Alla AI-flaggade klausuler är genomlästa i originalet — inte bara i AI:s sammanfattning
• ✓Inga konfidentiella tredjepartsavtal eller NDA-skyddat material ligger i konsumentverktyg
• ✓Risknivå och förhandlingspunkter är dokumenterade separat och oberoende av AI-textens formuleringar
• ✓Slutligt avtalsförslag är granskat av jurist eller motsvarande behörig roll
• ✓Ansvar, vite, skadestånd, uppsägning och tvistlösning är manuellt kontrollerade — AI hallucinerar oftast just här
• ✓Avtalets bilagor är granskade — AI tappar ofta bort dem

Rensa AVTAL

STEG 4 — DOKUMENTATION OCH SPÅRBARHET

Vad ska finnas kvar i ärendeakten?

Offentliga organisationer behöver kunna visa hur AI-stödet använts. Privata behöver kunna stå för bedömningen i en revision eller tvist. Spårbarheten är densamma.

• ✓Verktyg, version och datum för AI-stödet är noterade i ärendet
• ✓Det framgår vilka steg som hade AI-stöd och vilka som var helt manuella
• ✓Ansvarig handläggare står namngiven på slutbedömningen
• ✓Eventuella AI-utkast som ligger till grund för beslutet är arkiverade enligt verksamhetens dokumenthanteringsplan

Rensa SPÅRBARHET

RÖDA FLAGGOR — PAUSA OCH KONTROLLERA

När du ska stoppa och fråga någon

• AI ger ett påstående om en leverantörs ekonomi, ägarstruktur eller historik som du inte själv kan verifiera mot Bolagsverket eller motsvarande.
• En klausul som AI lyfter låter ovanligt fördelaktig eller ovanligt vag — det är ofta tecken på att AI tolkat något fel.
• Du är på väg att klistra in ett anbud, sekretessbelagt material eller en hemligstämplad bilaga i ett verktyg du inte vet är godkänt.
• En leverantör frågar specifikt om AI-stöd används i utvärderingen — då måste det finnas dokumenterat hur, varför och med vilka kontroller.

SNABBKOLL

Tre frågor att alltid ställa

• ✓Innehåller mitt underlag inga konfidentiella avtal eller anbud i ett icke-godkänt verktyg?
• ✓Har en människa fattat beslutet om leverantörsval, inte AI?
• ✓Är AI:s sammanfattning kontrollerad mot originaltexten?

Rensa

Tre ja — du är redo att gå vidare.

KÄRNA