VÄLJ VERKTYG

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Exempel för HR

Välj verktyg för situationen där en HR-specialist tar fram en intervjuguide utan att mata in kandidatdata. Utgå från dataklass, spårbarhet och hur lätt resultatet kan kontrolleras. Ett enklare verktyg med tydliga begränsningar är ofta bättre än en bred tjänst där ansvar och lagring är oklart.

ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD

RÖDA FLAGGOR

Viktiga gränser för AI-användning

UTGÅNGSPUNKT

I HR är verktygsvalet en juridisk fråga

I de flesta funktioner är frågan om AI-verktyg primärt en fråga om vad som ger bäst resultat. I HR är det primärt en fråga om vad som är lagligt att använda för de uppgifter du faktiskt arbetar med.

HR hanterar personuppgifter om anställda och kandidater — ibland i de känsligaste kategorierna: hälsa, facklig tillhörighet, etnicitet. Dessa uppgifter får bara behandlas i system som organisationen explicit godkänt och som uppfyller GDPR:s krav.

Grundregeln är enkel: använd bara AI-verktyg som din IT-avdelning och/eller dataskyddsombud godkänt för HR-data. Det är inte en rekommendation — det är ett krav.

GODKÄNT AV IT OCH DSO → ANVÄND DET
INTE GODKÄNT → ANVÄND DET INTE FÖR PERSONUPPGIFTER

VERKTYG 01

Microsoft Copilot — om organisationen använder Microsoft 365

För de flesta organisationer med Microsoft 365 är Copilot det juridiskt tryggaste alternativet för HR-arbete som involverar personuppgifter — eftersom data behandlas inom er befintliga Microsoft-miljö och inte skickas till externa servrar för träning.

Konkreta styrkor för HR:

• Integrerat i Word, Outlook och Teams — du arbetar i verktyg du redan använder
• Kan sammanfatta möten och mejltrådar inom Teams utan extern dataöverföring
• IT-avdelningen har ofta redan gjort säkerhetsbedömningen
• Kan hjälpa till med dokumentstrukturering direkt i Word

Viktigt: kontrollera alltid med IT om Copilot är aktiverat och under vilka villkor det är godkänt för HR-specifika uppgifter. Copilot-licensen är separat från standard Microsoft 365.

FRÅGA IT: ÄR COPILOT AKTIVERAT OCH GODKÄNT FÖR HR-DATA?

VANLIGAST I STORA ORG

VERKTYG 02

Specialiserade HR-AI-verktyg

Det finns ett växande antal AI-verktyg byggda specifikt för HR: Textio för inkluderande platsannonser, HireVue för intervjustöd, Leena AI för HR-chatbots. Dessa är designade med HR:s specifika krav på integritet och rättvisa i fokus.

Om din organisation har upphandlat ett sådant verktyg är det att föredra framför generella verktyg — det är byggt för ditt syfte och har genomgått juridisk och etisk granskning.

Fråga din chef eller IT-avdelning om det finns upphandlade HR-AI-verktyg i organisationen innan du börjar använda ett generellt alternativ.

UPPHANDLAT HR-AI → PRIORITERA DET
FRÅGA CHEFEN ELLER IT INNAN DU BÖRJAR

REKOMMENDERAS

VERKTYG 03

Claude och ChatGPT — för uppgifter utan personuppgifter

Generella AI-verktyg som Claude och ChatGPT kan vara mycket användbara i HR-arbete — men bara för uppgifter som inte involverar personuppgifter om anställda eller kandidater.

Lämpliga användningsområden:

• Skriva och förbättra platsannonser (utan data om specifika kandidater)
• Utforma generella policydokument och rutinbeskrivningar
• Skapa mallar för introduktionsprogram och introduktion av nya medarbetare
• Förbereda intervjufrågor baserade på kravprofil
• Sammanfatta lagtexter och kollektivavtal (utan personspecifik koppling)

Absolut aldrig:

• Inga namn, personnummer eller kontaktuppgifter om anställda eller kandidater
• Inga löneuppgifter eller förmånsdetaljer om specifika individer
• Inget om hälsa, rehabilitering, sjukfrånvaro eller funktionsnedsättning
• Inga disciplinärenden eller varningar kopplade till identifierbara individer
• Inga fackliga ärenden eller förhandlingspositioner

UTAN PERSONUPPGIFTER → KAN FUNGERA
MED PERSONUPPGIFTER → ALDRIG I ICKE-GODKÄNT VERKTYG

BESLUTSMATRIS

Vilket verktyg ska du använda?

UPPGIFTEN INVOLVERAR PERSONUPPGIFTER OM ANSTÄLLDA/KANDIDATER
→ BARA ORGANISATIONENS GODKÄNDA SYSTEM

UPPGIFTEN ÄR GENERELL TEXTPRODUKTION UTAN PERSONDATA
→ CLAUDE ELLER CHATGPT KAN FUNGERA

ORGANISATIONEN HAR MICROSOFT 365 MED COPILOT
→ FRÅGA IT, ANVÄND DET SEDAN

DU ÄR OSÄKER
→ FRÅGA DATASKYDDSOMBUDET INNAN DU BÖRJAR

BESLUT

FRÅGOR ATT STÄLLA

Till IT och dataskyddsombud

1. Vilka AI-verktyg är godkända för HR-arbete i vår organisation?
2. Gäller godkännandet även för känsliga personuppgifter (hälsa, facklig tillhörighet)?
3. Är Microsoft Copilot aktiverat och under vilka villkor gäller det för HR?
4. Finns det ett personuppgiftsbiträdesavtal med de verktyg vi använder?
5. Vem kontaktar jag om jag är osäker på om en specifik uppgift är tillåten?

FEM FRÅGOR SOM SKYDDAR DIG OCH DINA MEDARBETARE

KÄLLOR FÖR VERKTYGSVAL

Roller och risk avgör DPA och DPIA

• IMY: GDPR, särskilt artiklarna 28 och 35 (öppnas i ny flik)
• EUR-Lex: AI-förordningen, artikel 6 och bilaga III (öppnas i ny flik)

Personuppgiftsbiträdesavtal krävs när leverantören behandlar personuppgifter som biträde. Konsekvensbedömning krävs när behandlingen sannolikt leder till hög risk — inte automatiskt för varje ny AI-tjänst.