AI I VARDAGEN

UTGÅNGSPUNKT

Var spenderar en chef sin tid?

Kommunikation, möten och beslutsunderlag tar ofta stor plats i chefens vardag. Alla tre innehåller textarbete som kan avgränsas, provas och granskas utan att chefens bedömning lämnas över.

I dessa tre områden går det ofta att hitta avgränsade textuppgifter att testa. Nyttan behöver mätas i hela arbetsflödet, inklusive kontroll och rättning.

CHEFER KOMMUNICERAR, MÖTS OCH BESLUTAR
AI KAN HJÄLPA MED ALLA TRE

KOMMUNIKATION

Skriva bättre och snabbare

Chefer skriver mejl, presentationer och rapporter i många olika situationer. AI kan vara ett bollplank för vissa sådana utkast:

• Mejl i svåra situationer. Negativa besked, kritik uppåt eller nedåt, avvisningar — formulera ett utkast och be AI hjälpa till med tonen.
• Presentationer och rapporter. Ge AI en punktlista med dina tankar och be det skriva ett strukturerat utkast att bearbeta vidare.
• Snabba svar på långa mejl. Använd bara ett mejl i ett verktyg som är godkänt för innehållet. Be AI identifiera vad som kräver svar och föreslå formuleringar.
• Tala och skriva på engelska. Be AI omformulera din svenska text till professionell engelska, eller granska ett engelskt utkast.

DU ÄGER BUDSKAPET — AI HJÄLPER MED FORMULERINGEN

DIREKT NYTTA

MÖTEN

Möten — före, under och efter

Före mötet. Be AI ta fram en agenda utifrån dina anteckningar om vad som behöver diskuteras. Be det identifiera frågor du inte tänkt på. Be det sammanfatta bakgrundsmaterial du ska läsa inför ett möte.

Under mötet. Vissa verktyg kan transkribera och sammanfatta möten. Inspelning och transkribering behandlar personuppgifter och kräver bland annat ett tydligt ändamål, rättslig grund, information, dataminimering, lagringsregel och ett godkänt verktyg. I arbetslivet kan samtycke normalt inte ensamt användas som rättslig grund.

Efter mötet. Använd ett godkänt verktyg för anteckningarnas dataklass och be om ett utkast till beslutsdokument med åtgärdspunkter, ansvariga och datum. Kontrollera utkastet mot mötets faktiska beslut.

Obs: Att informera deltagarna gör inte behandlingen tillåten i sig. Kontrollera organisationens rättsliga bedömning, riktlinjer och alternativa arbetssätt innan funktionen aktiveras.

BÄTTRE FÖRBEREDELSE — TYDLIGARE UPPFÖLJNING

MÖTEN

BESLUTSUNDERLAG

AI som bollplank för beslut

AI kan användas som ett bollplank i beslutsprocessen. Inte för att AI fattar beslut — utan för att det kan hjälpa dig att tänka klarare.

Konkreta sätt att använda AI i beslutsprocessen:

• Identifiera vad du inte tänkt på. Beskriv ett beslut du ska fatta och be AI lista argument du kanske missat, risker du inte vägt in, och frågor du bör ställa dig.
• Strukturera pro och con. Be AI ta fram ett strukturerat beslutsunderlag med för- och nackdelar för dina alternativ.
• Spela djävulens advokat. Presentera din plan och be AI argumentera emot den. Vad är de starkaste motargumenten?
• Sammanfatta ett underlag. Be AI sammanfatta en lång rapport till de tre viktigaste insikterna och deras konsekvenser för ditt beslut.

AI IDENTIFIERAR BLINDFLÄCKAR
DU FATTAR BESLUTET

BESLUT

ANALYS

Snabb analys av data och text

Chefer möts dagligen av rapporter, nyckeltal och information som behöver tolkas. AI kan hjälpa till att snabbt extrahera det väsentliga:

• Klistra in en rapport och be om en sammanfattning på fem meningar riktad till en beslutsfattare
• Ladda upp en tabell och be AI identifiera trender, avvikelser och frågor du bör följa upp
• Be AI jämföra två alternativ utifrån specifika kriterier du anger
• Analysera aggregerade medarbetarundersökningsresultat först efter kontroll av små grupper, fritext, dataklass och verktyg

Många AI-verktyg kan hantera bifogade dokument och tabeller. En uppladdningsfunktion är inte ett godkännande: kontrollera dataklass, avtal, behörighet och lagring innan något bifogas.

FÅ UT DET VÄSENTLIGA — SNABBARE

ANALYS

GRÄNSER

Vad som inte bör hanteras i AI-verktyg

• Konfidentiell personalinformation. Sjukskrivningar, löneuppgifter, disciplinärenden — aldrig i icke-godkända system.
• Affärshemligheter och strategisk information. M&A-processer, produktplaner, kunddata — kontrollera vilka system organisationen godkänt för detta.
• Juridiska dokument med bindande verkan. AI-utkast till avtal eller juridiska texter behöver alltid granskas av jurist innan de används.
• Finansiell information om individer. Löner, bonusar och förmåner för namngivna medarbetare behandlas bara i godkända system.

VID TVEKSAMHET — FRÅGA IT-AVDELNINGEN INNAN

SÄKERHET

SNABB KONTROLL

Fyra frågor innan AI-underlag används i chefens arbete

• Är fakta, siffror och slutsatser verifierade mot källor och intern data?
• Är resonemanget transparent, eller bygger det på AI-antaganden?
• Har personal-, affärs- och sekretessrisker bedömts i rätt system?
• Kan du själv stå för innehåll och ton inför team, ledning och externa parter?